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UCE-AML

Metodologia de Implementação do Projecto de Compras

Contemplado no Programa Nacional de Compras, desde 2003 no Âmbito da promoção das compras públicas electrónicas, o processo de transformação e optimização da função compras da Administração Local através da implementação de pilotos, tornou-se numa realidade. Promovido pela Junta Metropolitana de Lisboa (JML) a Unidade Metropolitana de Compras Electrónicas (UMCE) foi uma iniciativa pioneira a nível nacional, que representou um desafio à JML e aos Municípios envolvidos.

Sensível a temas como a simplificação do processos, optimização de estruturas, desenvolvimento de competências, gestão da mudança, eficiência na aplicação de recursos e adopção de tecnologia de vanguarda, a Junta Metropolitana de Lisboa iniciou em Julho de 2005 as iniciativas necessárias à constituição da denominada Unidade Metropolitana de Compras Electrónicas, que viria a desenvolver todas a iniciativas necessárias à mobilização dos municípios, promoção e adopção de novas práticas de comercio electrónico, criando as condições para que o acesso ao mercado das compras públicas fosse mais facilitado e transparente.

Neste contexto, a JML definiu um planeamento suportado em 4 fases:

- 1ª Fase: Diagnóstico
- 2ª Fase: Concepção
- 3ª Fase: Operação
- 4ª Fase: Consolidação

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1ª Fase: Diagnóstico

O Relatório Final de Diagnóstico de Compras, procurou sistematizar as análises e recomendações de um Estudo Preliminar da Função Compras do conjunto de Câmaras Municipais da Área Metropolitana de Lisboa e foi apresentado em Janeiro de 2006, no seguimento das reuniões com os responsáveis das várias Câmaras Municipais e reflexo dos resultados do questionário disponibilizado pelos Municípios (com vista à caracterização da situação de então no panorama das compras nas categorias dos produtos de papel, consumíveis de informática, etc).

As principais conclusões resultantes deste diagnóstico e análise reflectiram de uma forma geral um estágio embrionário da função Compras, conduzida por estruturas pouco especializadas que se materializava numa inexistência de um processo simples e robusto e na inadequação dos actuais sistemas de informação, que originava naturais ineficiências no processo aquisitivo.


2ª Fase: Concepção

Na 2ª fase da Metodologia de Implementação a JML em particular à rebaptizada UCE (ex- UMCE), como pólo dinamizador e responsável estratégico da função Compras, definir o modelo de piloto a implementar nos municípios envolvidos neste exigente processo de mudança, desenvolvendo as suas competências nos capítulos da: Liderança, mobilização, sensibilização e promoção do processo de compras electrónicas.

A UCE empenhou-se no lançamento do concurso para aquisição de serviços em outsourcing com vista à Implementação e Operacionalização do Projecto-Piloto de Compras Electrónicas na Área Metropolitana de Lisboa (AML) nas categorias de produtos identificadas como prioritárias (Economato, Papel e Consumíveis Informáticos).


3ª Fase: Operação

Com a complexidade do tema das compras electrónicas, aliada à particularidade da Administração Local, no panorama da AML, tornou-se necessário adoptar uma abordagem que facilitasse a obtenção de resultados imediatos devendo, em paralelo, ser desenvolvido todo um conjunto de iniciativas estruturantes, que facilitassem a adopção dos novos processos e práticas de compras, por parte dos novos utilizadores, com vista à evolução sustentada e à optimização dos potenciais benefícios resultantes da aquisição electrónica.

Com o desenvolvimento do projecto-piloto de Compras Electrónicas na AML, apoiado nas experiências nacionais e internacionais, que adoptaram esta abordagem, foi possível acelerar o processo de implementação sustentado pelo efeito de aprendizagem. Identificaram-se, os seguintes objectivos imediatos:

- Gerar poupanças e aumentar a eficiência no processo aquisitivo;

- Aprofundar o conhecimento da estrutura de custos e dos processos aquisitivos existentes nos Municípios;

- Desenvolver competências internas nos Municípios no âmbito das compras electrónicas;

- Avaliar o grau de adesão da Administração Local ao processo electrónico de compras, sensibilizando os responsáveis para a necessidade de alinhamento com o projecto;

- Minimizar as barreiras à adopção das compras electrónicas aquando do processo de generalização;

- Avaliar a capacidade dos fornecedores se relacionarem electronicamente;

- Avaliar os benefícios económicos potenciados pela racionalização da estrutura de custos e pela agregação de compras em determinadas categorias de bens e serviços.

 

4ª Fase: Consolidação

O sucesso da fase de piloto, criou as condições necessárias para que se Consolidasse o modelo de compras baseado numa Negociação Estratégica assente em 4 alavancas (agregação de volume, uniformidade de pricing, normalização da procura e relação com o fornecedor) pretende-se reduzir o custo total de aquisição de bens e serviços, mantendo os níveis de qualidade e serviço, sustentado num maior poder negocial, standardização de processos e diminuição dos preços de aquisição e armazenamento.